「段取り八分」で仕事の効率化をはかる!

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こんにちは、総務経理の平古場です。
本日は仕事を効率よく進めるためのひとつのコツとして「段取り八分」についてご紹介いたします。これは、私が社会人になりたての頃、職場の先輩から教えていただいたものです。

「段取り八分」

もともとの語源は「段取り」から。その昔、寺社の石段を造る際、高さ・勾配・段数・奥行を全て経験とカンで「段」を作っていたそうです。その出来栄えの良し悪しで「段取りが良い」とか「段取りが悪い」などと言われることから、「段取り」という言葉が使われるようになったそうです。

石段

「段取り八分(はちぶ)」とは、仕事に取りかかる下準備が完全にできていれば、仕事の8割は終わったようなものという意味です。

では、その下準備とは何なのか?それは、「5W1H」(いつ・どこで・だれが・なにを・なんのために・どのように)を明確にし、そのために必要なことを達成することだそうです。

例えば、ひとつのイベントを開催するにも、沢山の準備が必要ですよね。時期はいつがいいか?場所は?誰を呼ぶ?どんな内容にするか?ゲストを呼ぶためにどうする?等々...そのイベントを成功させるためには充分な下準備が必要でそれが完璧であれば、イベントの8割は成功したといってよいのかもしれません。残りの2割で突発的なできごとが起こったとしても、それに対応できる準備をしていれば、何が起こったとしても慌てずにすみます。

だからこそ、手間を惜しんで「段取り」=下準備を怠らないことを習慣にできれば、仕事のミスも少なく、効率化も図れ、楽しく過ごせるかもしれません。

まとめ

いざというとき、「想定外でした」なんて言わないですむように、はじめから色々と準備しておけば、スムーズな対応ができるんですよね。何事も、労を惜しんで手を抜くようなことがないように心がけたいものです。